Chủ đề tổng hợp

header ads

Quản lý văn phòng phẩm

1. Quy trình thc hin cp phát văn phòng phm như sau:

 1.1 Các nhân phòng ban đặt mua thiết bị văn phòng phẩm đến người trưởng phòng duyệt.
 1.2 Trưởng phòng/ban trình lãnh đạo duyệt
 1.3 Lãnh đạo duyệt chuyển cho đơn vị trực tiếp quản văn phòng phẩm
 1.4 Mua văn phòng phẩm, nhập kho phân phát tới đơn vị nhận văn phòng phẩm.

2. Quản văn phòng phẩm thế nào cho hiệu quả :
Quản đồ dùng văn phòng phẩm một phần việc khá quan trọng của bộ phận hành chính nhân sự trong mỗi công ty. Biết cách quản những vật dụng này một cách khoa học sẽ giúp phòng hành chính theo dõi các phòng ban sử dụng văn phòng phẩm hiệu quả hay không cũng như để thu mua kịp thời, đáp ứng nhu cầu của công ty.

2.1 Căn cứ vào nhu cầu của mỗi phòng, mỗi bộ phận :

Trước khi định mua đồ dùng văn phòng phẩm cho công ty, bạn hãy tập hợp nhu cầu văn phòng phẩm của mỗi phòng ban, bộ phận rồi lên danh sách những thứ cần mua. Cách làm này giúp bạn kiểm soát số lượng, chủng loại các đồ dùng cần đặt mua, tránh việc mua vật dụng này quá nhiều hay quá ít gây lãng phí. Nhờ đó, bạn còn thể tính toán trước chi phí mua sắm.
 
2.2 Dự trữ văn phòng phẩmmột nơi nhất định

Đồ dùng văn phòng phẩm, vật văn phòng cần được đặtmột phòng nhất định, giúp việc phân bổ giám sát dễ dàng. Bạn nên thường xuyên giám sát số lượng còn trong kho để biết các nhân viên trong công ty sử dụng lãng phí hay không cũng như biết phòng ban nào sắp hết để cấp phát, thu mua kịp thời, phục vụ nhu cầu công việc của các nhân viên.

2.3 Đưa ra định mức sử dụng

Mỗi loại văn phòng phẩm phải định mức sử dụng bộ phận hành chính lập định mức sử dụng cho từng phòng ban cấp phát theo số lượng đó. Hàng quý, phòng hành chính nên soát lại định mức sử dụng văn phòng phẩm bổ sung cho phù hợp.

Bạn hãy luôn giám sát danh sách các đồ dùng văn phòng phẩm của công ty để đặt mua kịp thời. Bên cạnh đó, bạn thể kiểm tra xem nhân viên nào tự ý mang đồ dùng của công ty về nhà hay không.

2.4 Tái sử dụng khi thể

Rất nhiều đồ dùng văn phòng phẩm thể tái sử dụng để tiết kiệm chi phí, bảo vệ môi trường. Với các loại giấy in, chúng ta thể tận dụng lại các tờ giấy còn trắng một mặt để làm  giấy nháp, in tài liệu không quan trọng, tài liệu nội bộ. Công ty thể đặt thùng giấy tái chếgần chỗ ngồi của các nhân viên, gần máy in, máy photocopy…
Bên cạnh đó, các nhân viên thể chia sẻ những vật dụng mình không dùng đến cho người khác như kẹp ghim, kẹp bướm, giấy note, bút nhớ, cặp tài liệuCách làm này giúp tận dụng tối đa công năng của văn phòng phẩm giảm chi phí mua sắm mới khi chưa cần thiết.

3. Mẫu sổ cấp phát, định mức  văn phòng phẩm

3.1 SỔ CẤP PHÁT VĂN PHÒNG PHẨM
 
Ngày
Loại văn phòng phẩm
Số lượng
Bộ phận
tên







3.2 BẢNG ĐỊNH MỨC SỬ DỤNG VĂN PHÒNG PHẨM
 
STT
Tên loại
Đơn vị
Số lượng
Thời gian
sử dụng
Ghi chú
ĐỊNH MỨC SỬ DỤNG CỦA MỖI PHÒNG BAN
1
Đục lỗ
Cái
1
2 năm

2
Bấm gim nhỏ
Cái
1
2 năm

3
Gỡ gim
Cái
1
2 năm

 Người đề nghị                               Trưởng phòng HC                                Giám đốc  
 

Đăng nhận xét

0 Nhận xét